„Was kostet das eigentlich?" ist die erste Frage, die uns Unternehmen stellen, wenn sie über IT-Betreuung nachdenken – und die ehrlichste Antwort lautet: Es kommt darauf an. Aber es lässt sich gut eingrenzen. Dieser Überblick zeigt die gängigen Preismodelle, die wichtigsten Kostenfaktoren und eine Beispielrechnung, damit Sie eine realistische Hausnummer haben, bevor Sie überhaupt ein Angebot einholen.
Preismodelle im Überblick
Drei Abrechnungsmodelle sind in der IT-Betreuung üblich, und sie unterscheiden sich deutlich in Planbarkeit und Risiko:
| Modell | Wie es funktioniert | Für wen geeignet |
|---|---|---|
| Monatliche Pauschale | Fester Betrag pro Arbeitsplatz oder Unternehmen, deckt laufende Betreuung ab | Unternehmen, die planbare Kosten wollen |
| Stundensatz / Break-Fix | Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand bei Bedarf | Sehr kleine Betriebe mit seltenem IT-Bedarf |
| Pay-per-Device | Fester Preis je verwaltetem Gerät (PC, Server, Drucker) | Unternehmen mit stark schwankender Geräteanzahl |
Die Pauschale ist inzwischen der Standard bei den meisten Managed-Service-Verträgen, weil beide Seiten wissen, woran sie sind – der Dienstleister hat einen Anreiz, Probleme zu vermeiden statt Stunden zu schreiben, und Sie haben eine feste Kalkulationsgrundlage.
Was die Kosten beeinflusst
Der Preis für IT-Betreuung hängt von mehreren Faktoren ab, die sich nicht wegdiskutieren lassen:
- Anzahl der Arbeitsplätze und Server – mehr Geräte bedeuten mehr Betreuungsaufwand, aber auch Skaleneffekte pro Arbeitsplatz.
- Reaktionszeit – eine garantierte Reaktion innerhalb weniger Stunden kostet mehr als eine unverbindliche „bestmögliche" Reaktion.
- Umfang des Monitorings – reine Überwachung ist günstiger als aktives Patch- und Update-Management mit Dokumentation.
- Branche und Compliance-Anforderungen – Unternehmen mit NIS2- oder DSGVO-Auflagen brauchen zusätzliche Dokumentation und Sicherheitsmaßnahmen.
- Vor-Ort-Anteil – reine Fernwartung ist günstiger als ein Modell mit regelmäßigen Vor-Ort-Terminen.
Beispielrechnung für ein typisches KMU
Zur Orientierung – reale Angebote weichen je nach Ausgangslage ab, aber diese Größenordnung hilft bei der ersten Einschätzung:
| Unternehmensgröße | Typischer Leistungsumfang | Monatliche Pauschale (Richtwert) |
|---|---|---|
| 5–10 Arbeitsplätze, 1 Server | Monitoring, Updates, Backup-Prüfung, Support per Fernwartung | ca. 300–700 € |
| 10–25 Arbeitsplätze, 1–2 Server | wie oben plus priorisierter Support, regelmäßige Vor-Ort-Termine | ca. 700–1.500 € |
| 25+ Arbeitsplätze, mehrere Server | wie oben plus dediziertes Sicherheitskonzept, Dokumentation für Audits | individuelles Angebot |
Zusätzlich zur Pauschale fallen bei den meisten Verträgen Kosten für Hardware-Anschaffungen, Softwarelizenzen und größere Projekte an – die werden aber vorab als Festpreis kalkuliert, nicht nachträglich abgerechnet.
Was ist in einem Managed-Service-Paket enthalten?
Ein solides Paket deckt in der Regel ab: laufende Server- und Arbeitsplatzwartung, Windows- und Software-Updates, Virenschutz, Backup-Einrichtung und regelmäßige Wiederherstellungstests, Monitoring mit proaktiver Fehlererkennung, sowie Support per Telefon und Fernwartung. Was viele unterschätzen: der Wert liegt oft weniger im akuten Support, sondern darin, dass Probleme gar nicht erst entstehen, weil jemand regelmäßig hinschaut.
Intern vs. Outsourcing – eine ehrliche Abwägung
Eine eigene IT-Stelle bindet Fachwissen im Unternehmen und ist bei sehr spezifischen internen Systemen manchmal unumgänglich. Für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen ist das aber unwirtschaftlich: Eine Vollzeitkraft deckt selten alle nötigen Spezialgebiete ab – Netzwerk, Security, Cloud, Backup – und fällt bei Urlaub oder Krankheit komplett aus. Ein externer IT-Dienstleister bringt ein ganzes Team an Fachwissen mit, zu einem Bruchteil der Personalkosten einer Festanstellung.
So finden Sie den passenden Preis für Ihr Unternehmen
Pauschalangebote „ab X Euro" sind mit Vorsicht zu genießen, weil sie selten zur tatsächlichen Situation passen. Der ehrlichere Weg: eine kurze Bestandsaufnahme Ihrer Arbeitsplätze, Server und Anforderungen, danach ein konkretes Angebot mit Festpreis – keine Überraschung auf der ersten Rechnung.